¿No nos cierran los números?

La coyuntura económica actual nos empuja una vez más hacia la administración de la escasez. La eficiencia en la gestión de los recursos materiales, económicos y financieros se convierten en el núcleo de nuestra toma de decisiones, en la razón de ser y en el norte de la estrategia de mejora de la empresa.

Pero, me pregunto,

¿Debemos enfrentar una crisis para pensar en la mejora continua de los procesos de las áreas financieras?

La Excelencia Operacional en Servicios Financieros

En este contexto, el foco de la mejora en las áreas de servicios financieros se convierte en un factor clave para alcanzar los objetivos, mantener los resultados del Negocio y fortalecer nuestra ventaja competitiva.

Las empresas de servicios financieros (banca, aseguradoras, inversoras, créditos), y las áreas financieras corporativas, representan un ámbito fértil para el desarrollo y fortalecimiento de una gestión participativa enfocada en la Excelencia Operacional.

Sin embargo, los procesos financieros son netamente transaccionales, por lo que presentan características específicas para su gestión, análisis y mejora. Necesitamos considerar que:

• Gestión Operativa e Información: presenta procesos altamente regulados y digitalizados, conviviendo con procesamiento manual (humano). El procesamiento de la información se realiza a través de la integración de diversas plataformas y bases de datos de distintas fuentes (áreas y entidades). Se cuenta con una abundancia de información que facilita el análisis, pero no es común encontrar una gestión basada en indicadores de desempeño de los procesos, siendo su foco principal los indicadores de resultado propios del negocio.
• Formación Técnica: se destaca, en general, un alto nivel académico de los distintos equipos dentro del área de especialización. En general, se observan oportunidades en la aplicación de herramientas de gestión y mejora de procesos. No es común encontrar prácticas ágiles o culturas participativas, por tratarse de procesos altamente regulados.

Estas características nos obligan a estructurar un programa específico de Excelencia Operacional para áreas transaccionales con contenido y herramientas específicas, y un desarrollo escalonado e integrado para potenciar las capacidades técnicas y humanas.

El desarrollo de la Excelencia Operacional, como cultura organizacional y sistema para la gestión del negocio, requiere establecer un programa integrado, altamente motivante, que potencie la participación de los equipos, los líderes y cargos ejecutivos, transformando los procesos y los resultados del Negocio.

La estandarización de los procesos, la transformación digital y la aplicación de herramientas para la dirección de proyectos y la mejora continua, acompañados por una gestión efectiva del cambio, establecen la base para desarrollar una cultura participativa enfocada en el desempeño y la satisfacción de clientes internos y externos.

Casos de Éxito en Procesos de Servicios Financieros

Solo a modo de ejemplo, cito tres áreas de desarrollo para proyectos metodológicos de mejora:

• Nivel de Servicio de los Procesos: optimización de los procesos en tiempo y calidad del procesamiento. Foco en los recursos aplicados a los procesos de servicios y gestión financiera.
  • Order to Cash: optimización de la cadena de procesamiento con foco en el tiempo y la calidad
    • Reducción de tiempo, variabilidad y/o asertividad en el análisis, aprobación y fijación de precios
    • Reducción de tiempo en proceso de aprobación crediticia
    • Reducción de plazos y errores (NC) en proceso de facturación
    • Reducción de plazos de cobranza (DSO)
    • Reducción de tiempo de conciliación
    • Gestión de la información (reducción de bloqueos de cuentas)
  • Cierres Contables:
    • Reducción de tiempo de procesamiento y cierre contable
    • Reducción de errores y ajustes
  • Servicios Internos:
    • Incremento de la Asertividad de Pronósticos (Forecast Accuracy)
    • Reducción de tiempo de ciclo de atención (esperas)
    • Asertividad, seguridad y trazabilidad de la información
    • Gestión de activos y seguros
    • Reducción de percepciones y retenciones erróneas
    • Reducción de gastos mal imputados
    • Reducción de plazos de pago a proveedores

• Retorno de la Inversión: análisis del flujo de fondos proyectado y real, las inversiones y los resultados.
  • Inversiones de Capital: gestión de proyectos de inversión y maximización del ROI. Análisis de asertividad del pronóstico.
  • Inversiones Financieras: maximización del retorno de la inversión (tasa de interés efectiva alcanzada), incremento de capital para inversión, maximización de días para inversión.
  • Flujo de Fondos: asertividad de pronósticos, reducción de reservas, asertividad y aplicación en tiempo y forma, reducción de variabilidad en conceptos, montos, plazos, etc.
  • Variabilidad de la Utilidad Contable: homogenización y homologación de la utilidad entre unidades de negocio o empresas del grupo.

• Productividad y Costos Operativos: optimización de los procesos, la estructura y los costos.
  • Foco en los Procesos: tiempo de ciclo de procesamiento, optimización de actividades, gestión, comunicación e integración entre áreas de responsabilidad.
  • Foco en Indicadores: definición de indicadores de desempeño y gestión para procesos financieros y operacionales.
  • Reducción de actividades manuales: optimización, estandarización, digitalización y automatización de procesos transaccionales.

La Excelencia Operacional consiste en alcanzar niveles óptimos de eficiencia, productividad y calidad, a través de una Cultura Participativa, Ágil e Inclusiva. Entonces,

¿Por qué no implementarla en las áreas financieras?

Para responder a esta pregunta, no dudes en contactarnos.

Sobre el Autor:

Ing. Andrés Christian Warlies

Director de Operaciones | Master Black Belt Lean Six Sigma | Consultor Senior en Excelencia Operacional | Integrador de Gestión del Cambio | Orador, Coach y Mentor

25 años acompañando la transformación de equipos, procesos y negocios en las industrias de manufactura, minería, energía, farmacéutica, alimenticia, química, logística, servicios y financiera, en más de 15 países.