Manteniendo el Equilibrio: La Relación entre Plazos, Presupuesto y Alcance

Imagina que estás jugando con un spinner, el popular juguete giratorio que se ha convertido en un símbolo de equilibrio. Cuando entras en competencia, gana el juego quien más tiempo lo mantiene girando. Pero para que el spinner gire de manera fluida y estable, debe mantener un equilibrio perfecto en su eje: Cualquier desequilibrio, ya sea por un peso desigual o por una inclinación incorrecta, puede hacer que el aquél se detenga o gire de manera errática, ergo, perdiste el juego.

Este principio de equilibrio es muy similar al desafío de equilibrar un proyecto, donde el plazo, el presupuesto y el alcance son los elementos clave que deben mantenerse en balance constante.

Estos elementos forman lo que comúnmente se conoce como la triple restricción o el triángulo de hierro. Cada uno de ellos está interrelacionado, y un cambio en uno puede afectar a los otros dos. Por lo tanto, entender cómo gestionar esta relación de tres vértices es esencial para un proyecto exitoso.

 

Comprendiendo la Triple Restricción

Se la conoce bajo este nombre porque cualquier proyecto tiene tres restricciones elementales por sobre cualquier otra, y que lo acotan en un espacio de tres dimensiones:

  • Plazo: Dimensión que refiere al tiempo total disponible para completar el proyecto. El plazo es crítico porque afecta la programación de tareas y la entrega final del proyecto.
  • Presupuesto: El presupuesto incluye todos los costos asociados con el proyecto y aprobados para su ejecución, desde los recursos humanos hasta los materiales.
  • Alcance: El alcance define qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Es la lista de entregables, sus características y los objetivos que el producto, pero también el proyecto, deben cumplir.

Si lideras un proyecto entonces, tienes que abordar la ejecución considerando que debe mantenerse un correcto equilibrio sin perder de vista la relación entre estas tres restricciones.

 

La Relación entre Plazos, Presupuesto y Alcance

La complejidad en la gestión de la triple restricción, no reside en cada restricción particular. Sino en la interacción entre cada una de ellas, cuando alguna es ajustada. A saber:

  • Un Cambio en el Alcance: Si se amplía el alcance del proyecto (más entregables o mayores características de aquellos), implicará más tiempo y recursos, lo que puede incrementar los costos y extender los plazos. Por ejemplo, agregar nuevas características a un software implicará más horas de programación y también puede llevar a más pruebas y ajustes, aumentando el tiempo y el presupuesto necesario.
  • Ajustes en el Presupuesto: Una reducción del presupuesto puede obligar a reducir el alcance del proyecto, reduciendo las funcionalidades del entregable principal o dejando otros entregables afuera. También puede implicar una extensión en los plazos de ejecución debido a la falta de recursos para concretarlo a tiempo.
  • Presión en los Plazos: Los plazos ajustados pueden forzar a reducir el alcance del proyecto o a incrementar el presupuesto para trabajar con más recursos o hacer horas extras con el objetivo de cumplir con la fecha límite. Sin embargo, la prisa puede comprometer la calidad y aumentar el riesgo de errores.

 

Estrategias para Mantener el Equilibrio

Mantener el equilibrio durante la gestión del proyecto entonces se vuelve verdaderamente crítico. Aquí muestro algunas estrategias clásicas para gestionar efectivamente el equilibrio entre plazos, presupuesto y alcance:

  • Definir y Documentar Claramente el Alcance: Asegúrate que el alcance esté claramente definido y documentado al inicio del proyecto en el Project Charter. Esto ayuda a reducir cambios inesperados y facilita la gestión de expectativas.
  • Gestión Efectiva de Expectativas: La correcta gestión de expectativas es la piedra fundamental que articula las tres restricciones. Desarrollar una correcta gestión de expectativas, volcadas en especificaciones de requisitos completas y claras determinarán la facilidad o dificultad de la gestión subsiguiente.
  • Planificación Avanzada: Crea un plan avanzado de programación de fases, hitos de revisión y compromisos financieros asociados. En la medida que el proyecto avance, realiza los ajustes correspondientes a partir de la base original, pero siempre considerando el impacto de los avances (o retrasos) tanto en el cronograma de tareas como en el calendario de compromisos financieros.
  • Planificar la Adquisición de Recursos: Diseña un plan de adquisición de recursos para conformar el equipo de proyecto, que se alinee perfectamente con el avance esperado del proyecto. De esta manera, los costos asociados mantendrán una relación clara con la construcción de los entregables.
  • Gestión Exhaustiva de Cambios: No podrás evitar cambios en el alcance, pero si podrás controlarlos. Implementa un sistema de gestión de cambios que permita evaluar el impacto no sólo técnico, sino también programático y financiero.
  • Gestión Efectiva de Riesgos: Desarrolla una gestión de riesgos que considere un plan de contingencia. Asegúrate que esa contingencia en plazos y costos esté debidamente documentada y aprobada. Gestiona los riesgos en pro de identificarlos para luego mitigarlos. No dejes que un riesgo convertido en hecho te sorprenda.
  • Gestión de Contratos y Adquisiciones: Mantiene especial atención en el diseño de los documentos de contratación (Statement of Work) y en la gestión de los contratos durante todo su ciclo de vida. Esta es una canilla que no puede quedar abierta.

 

Conclusión

Mantener el equilibrio entre plazos, presupuesto y alcance es un desafío constante en la gestión de proyectos. Al comprender la interrelación entre estos factores y aplicar estrategias efectivas para gestionar los cambios y riesgos, puedes aumentar las posibilidades de éxito. La clave está en una planificación cuidadosa, una comunicación clara y un monitoreo constante para ajustar el curso cuando sea necesario. Al hacerlo, lograrás mantener el equilibrio y asegurar resultados positivos en tus proyectos.

 

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Autor: Pablo Quintela

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